Một bộ hồ sơ đầy đủ mà chỉ nằm trong một chiếc máy tính, ở một nước, mà chỉ một người biết cách mở — là một bộ hồ sơ rủi ro. Cách lưu quan trọng ngang với việc có đủ giấy, và nó cũng là phần dễ làm đúng nhất.
Nguyên tắc ba bản
Đơn giản và đủ cho đời sống cá nhân.
Bản gốc ở một nơi cố định, an toàn, ở nước bạn ở nhiều nhất. Hộp chống cháy, két, hoặc một ngăn tủ cố định mà cả nhà biết.
Bản số lưu ở nơi truy cập được từ mọi nước. Đây là bản bạn dùng hằng ngày.
Bản dự phòng ở một nơi vật lý khác — nhà người thân, hoặc một ổ lưu trữ để ở nước kia. Đây là bản bảo vệ bạn khỏi tình huống mất cả nhà lẫn máy.
Ba bản này không cần cầu kỳ. Điều quan trọng là chúng không nằm cùng một chỗ — vì rủi ro lớn nhất với hồ sơ không phải là bị đánh cắp mà là bị mất cùng lúc.
Phân lớp theo mức nhạy cảm
Không phải mọi giấy tờ cần cùng một mức bảo vệ.
Lớp thường dùng: bản chụp hộ chiếu, thẻ cư trú, thẻ bảo hiểm, danh sách liên hệ. Bạn cần chúng thường xuyên và nhanh, nên để nơi dễ lấy.
Lớp nhạy cảm: tài khoản ngân hàng, mã số thuế, hồ sơ y tế, giấy tờ tài sản. Lưu riêng, bảo vệ chặt hơn, và không để lẫn với lớp trên.
Lớp rất nhạy cảm: mật khẩu, khoá truy cập, thông tin đăng nhập. Nhóm này nên dùng một trình quản lý mật khẩu chứ không lưu chung với hồ sơ.
Ba lưu ý: đừng gửi giấy tờ tuỳ thân qua các kênh nhắn tin thông thường; đừng lưu bản chụp hộ chiếu trong thư viện ảnh của điện thoại; và đặt tên tệp đừng ghi thông tin nhạy cảm ra chính tên tệp.
Ai trong nhà cần truy cập được
Phần hay bị bỏ qua nhất và quan trọng nhất khi có chuyện.
Vợ hoặc chồng nên truy cập được toàn bộ, trừ khi có lý do riêng.
Con đã trưởng thành nên biết chỗ và biết cách tìm giấy tờ của chính chúng.
Một người tin cậy ở mỗi nước nên biết cách liên hệ và biết hồ sơ ở đâu — không nhất thiết có quyền mở, nhưng biết đường.
Và nên có một trang hướng dẫn: hồ sơ để ở đâu, cách vào, ai cần gọi trong trường hợp khẩn. Một trang giấy, cất cùng bản gốc.
Đây là việc mà người sống ở một nước có thể bỏ qua, nhưng người sống nhiều nước thì không nên: khi có chuyện, người thân của bạn có thể đang ở cách bạn nhiều giờ bay.
Nếp giữ cho hồ sơ không lộn xộn
Ba thói quen, mỗi cái vài phút.
Chụp ngay khi có giấy mới. Giấy mới về tay thì chụp trước khi cất. Việc để dành chụp sau gần như không bao giờ xảy ra.
Đặt tên theo một quy tắc duy nhất. Ngày, rồi nhóm, rồi nội dung. Quy tắc nào cũng được, miễn là một quy tắc.
Xoá bản cũ khi có bản mới — nhưng chỉ với giấy đã hết hiệu lực và không còn giá trị chứng minh. Hộ chiếu cũ thì giữ, vì nó là bằng chứng về lịch sử đi lại; hợp đồng thuê nhà đã hết thì cũng nên giữ vài năm vì nó chứng minh địa chỉ cũ.
Một lần dọn mỗi năm
Ba mươi phút, và nên gắn với một mốc cố định.
Đối chiếu với danh mục tám nhóm ở bài trước, xem nhóm nào mỏng đi.
Kiểm bản dự phòng còn mở được không. Ổ lưu trữ hỏng và tài khoản bị khoá là chuyện xảy ra, và phát hiện lúc dọn tốt hơn phát hiện lúc cần.
Cập nhật trang hướng dẫn nếu có gì đổi — địa chỉ mới, người liên hệ mới, cách truy cập mới.
Bài tiếp theo của chuyên mục nói về phần còn lại của lần dọn này: rà hạn của từng loại giấy, việc quyết định bạn có bị bất ngờ trong năm tới hay không.
Nên lưu hồ sơ ở mấy nơi?
Ba: bản gốc ở một nơi cố định tại nước bạn ở nhiều nhất, bản số truy cập được từ mọi nước, và một bản dự phòng ở nơi vật lý khác. Điều quan trọng là chúng không nằm cùng một chỗ.
Có nên lưu bản chụp hộ chiếu trong điện thoại không?
Không nên để trong thư viện ảnh. Giấy tờ tuỳ thân thuộc lớp nhạy cảm, nên lưu riêng có bảo vệ, và không gửi qua các kênh nhắn tin thông thường.
Ai trong nhà nên truy cập được hồ sơ?
Vợ hoặc chồng nên truy cập được toàn bộ; con đã trưởng thành nên biết chỗ giấy tờ của chính chúng; và một người tin cậy ở mỗi nước nên biết hồ sơ ở đâu. Nên có một trang hướng dẫn cất cùng bản gốc.
Giấy hết hiệu lực có nên bỏ không?
Tuỳ loại. Hộ chiếu cũ nên giữ vì là bằng chứng về lịch sử đi lại; hợp đồng thuê nhà đã hết cũng nên giữ vài năm vì nó chứng minh địa chỉ cũ — thứ rất hay được hỏi tới.
